Interne communicatie op de werkplek is erg belangrijk. In slechts zes stappen zet jij een effectieve interne communicatiestrategie op. Dit helpt je om je community betrokken te houden. Hoeveel tijd besteed je aan Slack, Skype, Gmail en andere communicatiemiddelen? Communiceer je effectief? Dat is de vraag die veel organisaties zich beginnen te stellen. Wij helpen je graag bij het verbeteren van de interne communicatie.

 



Voordelen van goede interne communicatie

De millennials (generatie Y) komen nu op veel management posities en Generatie Z komt er ook aan. Elke volgende generatie vraagt weer om meer transparantie, feedback en samenwerking met hun werkgevers. Als reactie hierop worden interne communicatiestrategieën steeds geavanceerder en vitaler. Je focus naar binnen richten, kan wonderen doen, omdat je medewerkers in essentie je meest toegewijde merkgebruikers zijn.

Interne communicatie kent veel definities, variërend van verschillende vormen van werknemersbetrokkenheid tot 'tweerichtingskanalen'. In zijn puurste vorm wordt interne communicatie echter gedefinieerd als de manier waarop organisaties en werknemers informatie delen en met elkaar communiceren. Deze definitie richt zich niet op individuen, omdat het ieders rol is om met elkaar te communiceren.

We herkennen het allemaal; met onze neuzen zo diep in onze laptops dat we soms vergeten om op te kijken en met de persoon naast ons te praten. En sommigen vragen zich af waarom ze dat zouden moeten doen. Effectieve interne communicatie heeft namelijk verschillende voordelen, zowel voor de organisatie als voor de werknemers:
 

  • Betrokkenheid van medewerkers. Het komt allemaal neer op dit populaire, maar ook vage concept (met meer dan 11 miljoen hits op Google): engagement. Je personeel voelt zich gewaardeerd wanneer je ze aanspreken, betrekt bij beslissingen, om hun meningen vraagt, en kennis deelt. Het blijkt dat een hoge mate van betrokkenheid de productiviteit verhoogt, het moreel verbetert en zorgt voor een betere omgeving op het werk.
  • Hechtere bedrijfscultuur. Door duidelijke communicatie kunnen werknemers de waarden van de organisatie internaliseren en feedback geven aan het bedrijf. En daardoor een hechte en open cultuur creëren.
  • Behalen van (persoonlijke) doelen. Wanneer strategieën en doelen duidelijk worden gedefinieerd, kunnen werknemers een bijdrage leveren en hun persoonlijke doelen afstemmen op de organisatie. Dit helpt hen te weten hoe zij en het bedrijf samenwerken aan een einddoel.
  • Klanttevredenheid. Consumenten verwachten consistente communicatie en dat organisaties merkbeloften nakomen. Dit wordt het beste bereikt door interne communicatie met eerstelijnsmedewerkers. Uit een onderzoek van Gartner bleek dat 89% van de bedrijven in 2017 voornamelijk concurreerde op klantervaringen, in vergelijking met 36% in 2013.
  • Crisisafhandeling. Interne communicatie is de sleutel tot elke organisatorische crisis. De manier waarop de werknemers en andere belanghebbenden een crisis zien, heeft een grote invloed op de ontwikkeling van het incident. Bovendien ondersteunt interne communicatie crisisbeheersing door het verbeteren van de interne samenwerking.
  • Meer transparantie. Mond-tot-mond en informele communicatie op een werkplek kan leiden tot een verkeerde interpretatie van informatie. Daarom is het essentieel om uitstekende interne communicatie te hebben, wat leidt tot verbeterde relaties, verkeerde geruchten tegengaat, ​​en instructies verspreidt.
  • Hogere productiviteit. Alle bovenstaande voordelen leiden tot een hogere productiviteit op de werkplek. Werknemers die geloven dat hun werk impact heeft en zich kunnen identificeren met een organisatie, zijn extra betrokken en productief.

 

Internal Communications Benefit Graph
Interne communicatie biedt veel voordelen voor een organisatie (Bron)


Organisaties over de hele wereld erkennen hoe belangrijk effectieve communicatie op de werkplek is. Uit een enquête in 2016 ontdekte Ragan Communications dat zelfs dat budgetten voor interne communicatie het meest groeien.

Invloed op je klanten

Goede interne communicatie heeft een effect op de klanten van een organisatie. Want tevreden werknemers bieden betere klantenservice. Ze inspireren loyaliteit tussen andere werknemers en klanten. Bovendien blijven ze vaker langer bij een bedrijf werken. Forbes ontdekte dat de 100 beste bedrijven om voor te werken vijf keer sneller groeiden dan andere bedrijven in de VS
 

We thought about how we could make our core values into the platform on which we would build a company, and the culture became the platform. Making employees happy and making customers happy and making our partners happy became our mantra.

Alfred Lin, CFO Zappos
 

Bedrijven zoals Zappos hebben communicatie centraal gezet in hun strategie, waarbij werknemerservaring wordt afgestemd op klantensucces.


De gevolgen van slechte communicatie

Je denkt nu misschien dat je deze tijd en moeite aan het opzetten van een goede interne communicatie liever besteedt aan andere onderdelen van het bedrijf. Maar het effect van slechte communicatie op de werkplek kan echter nadelig zijn.

Communicatie is een noodzaak in het leven. Vooral op de huidige werkplek, waar technologie, werken op afstand en teamwork een norm worden. Wanneer de communicatie niet zo goed is, is jouw business dat ook niet. Drie belangrijke onderdelen die lijden onder slechte communicatie:

Lagere moraal van de werknemers. Er zijn geen statistieken nodig om uit te leggen dat het gebrek aan communicatie frustrerend is: deadlines worden gemist en taken worden verkeerd begrepen. Dit leidt gegarandeerd tot minder enthousiasme, motivatie en betrokkenheid. Een gebrek aan interesse kan leiden tot een hogere personeelsverloop. In 2016 bleek zelfs dat 47% van de werknemers in de Verenigde Staten het komende jaar op zoek zal gaan naar een andere baan. Daarom is het belangrijk voor zowel werknemers als het bedrijf om de communicatie te verbeteren.

Minder samenwerking. Het vermogen om samen te werken met collega's wordt moeilijker door flexibele werktijden en werklocaties. En samenwerking kan van invloed zijn op de efficiëntie en zelfs loyaliteit, volgens een rapport van The Economist Intelligence Unit. Elk bedrijf zou moeten investeren in een tool die zowel eenvoudig te gebruiken is als gemakkelijk toegankelijk is, zodat de communicatie makkelijker kan verlopen.

Onderdrukking van innovatie. Er is een 'magische bonus' wanneer communicatie en samenwerking gemakkelijk kan plaatsvinden, en dat is innovatie. Het bedenken van ideeën gaat meestal veel beter met meer dan één persoon. Maar het vereist wel een goede plek voor werknemers om hun ideeën uit te wisselen, de voortgang bij te houden, en een realisatieplan te ontwikkelen.


Kenmerken van efficiënte interne communicatie

Het meten en verbeteren van communicatie vanuit een extern perspectief is normaal in het bedrijfsleven. Het is echter net zo belangrijk om een goede strategie te hebben voor de interne communicatie en ook het succes daarvan te meten. Welke kenmerken heeft uitstekende interne communicatie? Hier is een lijst die we hebben gecompileerd:
 

  • Duidelijke taal (geen vakjargon)
  • Open en objectieve communicatie
  • Een dialoog in twee richtingen
  • Regelmatige communicatie
  • Inzicht hebben in en rekening houden met het publiek
  • Non-verbaal gedrag gebruiken dat overeenkomt met verbale communicatie
  • Een toegankelijk medium voor communicatie


Coca-Cola heeft een eigen opleiding, genaamd Coca-Cola Ambassador, geïmplementeerd. Hiermee bereidt zij alle werknemers voor en coacht zij hen op het verbeteren van de communicatie, zowel intern als extern.

 

 

Het begrijpen van de kenmerken van goede interne communicatie en zien waarom het essentieel is, is de eerste stap richting het creëren van een uniform personeelsbestand. Maar soms is dat niet genoeg. De beste resultaten worden behaald door een interne communicatiestrategie te ontwikkelen. En dat kan al in zes stappen!


Interne communicatiestrategie in 6 stappen

Het creëren van een goede interne communicatiestrategie lijkt misschien veel werk, maar in werkelijkheid duurt het maar een paar stappen om de communicatie binnen jouw organisatie te verbeteren. Hieronder vind je een aanpak van 6 stappen:

 

1. Beoordeel de huidige strategie
 

Het is zeer waarschijnlijk dat de meeste organisaties al een soort interne communicatiestrategie hebben. En zelfs als je dat niet hebt, neem dan even de tijd om te evalueren hoe en waar jouw organisatie contact heeft met werknemers. Het interne onderzoek helpt om de volgende stappen van de strategie te zetten. Je ziet o.a. welk deel van de interne communicatie de meeste aandacht verdient. Hier zijn enkele vragen die je jezelf kunt stellen in deze fase:
 

  • Hoe presteert de huidige strategie
  • Wat maakt de strategie op dit moment zwak?
  • Wie zijn er betrokken bij de uitvoering?
  • Welke tools worden er gebruikt?


Tijdens deze fase kan het zelfs nuttig zijn om een enquête uit te sturen om te evalueren hoe tevreden werknemers zijn en hoe zij denken dat de interne communicatie kan verbeteren.

 

Measuring internal communications success
Meet het succes van de interne communicatie (Bron)

 

 

2. Ontwikkelen van de nieuwe strategie 

Net als de meeste andere bedrijfsprocessen heeft een goede strategie duidelijk gedefinieerde doelen, tijdlijn en KPI's nodig. Je interne onderzoek geeft aan op welke gebieden verbetering nodig is. Zijn er bijvoorbeeld problemen in de workflowcommunicatie? Is de relatie tussen management en werknemers sterk genoeg? Maken werknemers actief gebruik van het intranet? Houd vooral rekening met de kenmerken van een goede communicatiestrategie!

Stel eerst de doelen vast. Het hele team moet een duidelijke visie hebben over wat moet worden verbeterd en hoe.

Ten tweede, leg een tijdlijn neer. Hoe lang duurt het voordat het nieuwe proces is geïmplementeerd?

Definieer tenslotte de belangrijkste KPI's. Enkele suggesties daarvoor zijn hoe vaak worden bedrijfsupdates gedeeld, hoe vaak lezen werknemers berichten, hoe actief zijn ze binnen het intranet, hoe vaak delen ze berichten etc.

 

3. Bepaal je 'doelgroep'

Nadat de strategie is gedefinieerd, is het tijd om te begrijpen wie je target en betrekt. Je moet de inhoud van je strategie aanpassen aan de ontvangers. Velen denken ook dat de beste interne communicatiestrategie is dat iedereen berichten ontvangt. Het is echter net zo belangrijk om de ontvangers te segmenteren en de juiste boodschap aan de juiste werknemers te geven.

Het verkoopteam hoeft bijvoorbeeld niet elke marketingupdate te kennen, en daarom is het verstandig om twee verschillende plekken in het intranet te hebben om berichten aan deze teams te bezorgen.

 

4. Stimuleer betrokkenheid van alle teams

Het opzetten en onderhouden van een succesvolle interne communicatiestrategie is niet mogelijk zonder andere teams van de organisatie erbij te betrekken. Hier zijn een aantal vragen om jezelf te stellen hoe de rest van het bedrijf kan bijdragen aan het vormgeven van een succesvolle strategie:
 

 

  • Hoe kan elk team bijdragen aan het uitvoeren van het communicatieproces?
  • Welk team is verantwoordelijk voor welk deel van de strategie?
  • Is elk team blij met de huidige strategie?
  • Hoe denkt elk team over de KPI's die het succes meten?


Onthoud dat interne communicatie een tweerichtingsproces is dat iedereen in de organisatie zou moeten omvatten.

 

5. Kies de juiste tools

Er worden vaak veel verschillende kanalen gebruikt om interne berichten te verspreiden. Variërend van social media kanalen, online communitysoftware, nieuwsbrieven, e-mail, briefings of zelfs IM-platforms zoals Slack. Elke tool heeft positief en negatief effect de betrokkenheid en interesse van werknemers.

De beste manier om tools te kiezen, is om alle tools op te sommen en te bepalen hoe en waarom het bedrijf ze gebruikt. Zijn er te veel tools? Is er iemand om plannen te verspreiden?

 

6. Evalueer de strategie

De KPI's die je in de tweede stap hebt gedefinieerd, moeten worden gebruikt om de voortgang bij te houden en continu de strategie te optimaliseren. Is de betrokkenheid toegenomen? Zijn de problemen die je hebt gedefinieerd opgelost? Houd een maandelijks evaluatie van de strategie en communiceer regelmatig met belanghebbenden. Denk bijvoorbeeld aan interne communicatie tijdens elke bedrijfsvergadering. Enkele vragen die je jezelf kunt stellen hier zijn:
 

  • Moet de communicatie worden verbeterd?
  • Hoe goed communiceren we binnen de organisatie?
  • Wat weerhoudt iemand van betere communicatie?
  • Wat kunnen we het meest verbeteren?


Uiteindelijk moet uw interne communicatiestrategie de werknemers voorzien van de informatie die zij nodig hebben om zowel persoonlijk als professioneel te slagen.


Ons advies: Zet een community op!

Een gebruiksvriendelijke community of intranet kan zeer krachtig zijn voor zowel het faciliteren van interne communicatie als het vergroten van betrokkenheid. Open Social, ons open source community-software, kan worden aangepast aan de behoeften van werknemers door een plek te creëren met goede mogelijkheden tot communicatie.

 

Oplossing voor het verbeteren van interne communicatie
Open Social, een oplossing voor het verbeteren van interne communicatie

 

Hier zijn een aantal voorbeelden van functionaliteiten van Open Social die bijdragen aan een open sfeer en verbeterde interne communicatie:

 

  • Groepen en evenementen. Maak open en gesloten groepen om de inhoud te structureren op basis van de communityleden. Deel kennis met andere teamleden. Je kunt zelfs kijken naar wat andere teams van plan zijn!
  • Communityanalyse. Gegevens helpen vast te stellen wat niet werkt en wat wel werkt. Probeer bijvoorbeeld een discussie op verschillende manieren te starten. Welke had de meeste reacties? Hoe zit het met de meeste likes? Gegevens zullen het vertellen!
  • Bestemmingspagina's. Inhoud- en sitebeheerders kunnen grafisch aantrekkelijke pagina's maken om content naar de juiste doelgroep te promoten. Op deze manier is informatie gemakkelijk te vinden en visueel aantrekkelijk.


Kortom: een interne communicatiestrategie en -platform bevorderen een positieve relatie tussen werknemers en hun bedrijf. Waar wacht je op? Probeer het nu!

 

Further reading