Het belang van kennisdeling is groot! Van elkaar leren en het delen van kennis en ervaring versterken samenwerking en innovatie. Dat geldt op elk gebied van het leven. Maar vooral voor jouw collega's, vrijwilligers, belanghebbenden etc. Wil jij jouw organisatie laten groeien met behulp van kennisdeling? In dit artikel vertellen we je meer over de waarde van kennisdeling en hoe het gemakkelijk gedeeld kan worden binnen jouw organisatie.



Wat is kennisdeling?

Kennisdeling kan op veel verschillende manieren. Soms gebeurt het tijdens gesprekken, en soms is er een compleet platform of proces voor ontwikkeld. Het formuleren van een goede definitie van 'kennisdeling', maakt het makkelijk om te herkennen wanneer het wordt gedaan.


 

Knowledge sharing in your community
Kennisdeling binnen jouw community


 

Kennis wordt vaak verward met informatie. Daarom is het handig om het verschil tussen beide te kennen. David Gurteen geeft een zeer goede uitleg van 'kennis' en 'informatie' in zijn Engelstalige artikel over het creëren van een kennisuitwisselingscultuur:

 

A more useful definition of knowledge is that it is about know-how and know-why. A metaphor is that of a cake. An analysis of its molecular constituents is data—for most purposes not very useful—you may not even be able to tell it were a cake. A list of ingredients is information—more useful—an experienced cook could probably make the cake—the data has been given context. The recipe though would be knowledge—it tells you how-to make the cake. An inexperienced cook however, even with the recipe might not make a good cake. A person, though, with relevant knowledge, experience, and skill—tacit knowledge—would almost certainly make an excellent cake from the recipe.

David Gurteen

 

Zijn 'cake bakken metafoor' laat zien hoe kennis een verscheidenheid aan informatie is, gecombineerd met ervaring, creativiteit en intuïtie. Kennis transformeert informatie in een recept voor leren en actie.

Dus wat is kennisdeling? Kennisdeling is het proces van ervaring, informatie en vaardigheden (de ingrediënten voor kennis) delen tussen mensen en organsiaties. Mensen en organisatie zijn vaak bang om hun kennis te delen. Ze willen niet hun voorsprong verliezen. Of willen in de ogen van het management de enige expert blijven. Dit is echter een grote denkfout! Alleen door kennis te delen, kun je effectief samenwerken met anderen en groeien op zowel individueel niveaus als groepsniveau.


5 voordelen van het delen van kennis

De metafoor van het cake bakken helpt ons te begrijpen wat de waarde van kennis is. Het stelt ons in staat om informatie te verzamelen en slim te gebruiken. Kennisdeling heeft veel voordelen op verschillende onderdelen van het leven. Maar wij focussen ons op de vijf voordelen van kennisdeling in organisaties:

 

  1. Als team sterker door collectieve kennis. Elke organisatie of groep profiteert meer als ze kennis met elkaar delen. Stel jij hebt een oplossing voor een veelvoorkomend probleem, maar je deelt de oplossing niet met de rest van je team. Wanneer een ander teamlid het probleem dan opnieuw ondervindt, beperk je het succes van het gehele team (het team is zo sterk als de zwakste schakel).

    Faizuniah Pangil schreef een Engelstalig artikel over het belang van kennisdeling en zei:
     

    Organizations are like seas of knowledge. There is no limit to the amount of knowledge that an organization has. However, where the issue of knowledge sharing is concerned, it is most important that employees share their job-related knowledge with each other, so that they will be able to perform their job better and eventually lead to higher organizational performance.

    Faizuniah Pangil
  2. Veranderingen versnellen door kennisdeling. Ontwikkelingen, gedachten en toepassingen veranderen na verloop van tijd en worden soms achterhaald. Kennis heeft dus een zekere houdbaarheid. Om voorop te blijven lopen en juist te profiteren van verandering, moeten zowel organisaties als individuen kennis met elkaar delen. Hierdoor kunnen veranderingen op allerlei gebieden worden versneld: in technologie, bedrijfsleven, samenleving etc.
     
  3. Meer mogelijkheden om te innoveren en ontwikkelen. Ze zeggen wel eens: 'Als jij de slimste persoon bent in de ruimte, dan zit je in de verkeerde ruimte.' Kennisdeling brengt je juist een stap verder. Hierdoor ben jij in staat om te innoveren en te ontwikkelen. En dat is een groot voordelen in de continu veranderende wereld waarin we leven.
     
  4. Creëert het gevoel van een gezamenlijk doel. Wanneer teams samenkomen en gedachten en ideeën met elkaar delen, dan krijgen ze het gevoel dat ze een gemeenschappelijk doel nastreven. Op het eind heeft elk teamlid het gevoel dat hij/zij heeft bijgedragen aan de oplossing. Het gevoel dat je deel uitmaakt van een team doet wonderen voor het enthousiasme en slagingskracht van een team.
     
  5. Gevoel van waardering. Als een organisatie een omgeving creëert die kennisuitwisseling aanmoedigt, krijgen individuen het gevoel dat ze worden gehoord en gewaardeerd. Bovendien neemt de motivatie toe als je wordt blootgesteld aan verschillende vaardigheden en kennis. Het zorgt ervoor dat je ook het meeste uit jezelf wilt halen.

 

Knowledge sharing has many benefits
Kennisdeling heeft veel voordelen


 

Tijdens het lezen over verschillende definities en voordelen van kennis(deling), viel één ding altijd op. De kern van alle verschillende vormen zijn groei en leren. De meesten van ons willen beter worden in wat we doen, en de beste manier om dat te doen, is naar anderen te luisteren en kennis met anderen te verzamelen en te delen. Dus, het creëren van een positieve cyclus van kennisuitwisseling.

 

Wat kan er fout gaan? Voorkom deze 3 valkuilen!

Is er ook een nadeel aan het delen van kennis? Een interessante vraag. Het antwoord: Nee, eigenlijk niet. Echter zijn er wel een aantal valkuilen. Vermijd onderstaande drie valkuilen als je kennis wilt gaan delen:

 

  1. Neem niet te veel informatie op. Heb je ooit 10 artikelen op de vooravond van een test in je op moeten nemen? Dat gaat in de meeste gevallen niet goed. Kennis is alleen waardevol wanneer je de tijd neemt om het te begrijpen en je in staat bent op de kennis vervolgens ook zelf te delen. Bovendien zijn er veel manieren om kennis te delen op het werk. Gebruik ze niet allemaal. Richt je op de manier die het meeste waarde oplevert/kan opleveren voor je team.
     
  2. Focus niet te veel op technologie. Het ligt voor de hand om voor technische oplossingen te kiezen (zeker, omdat er hele goede tools en platforms zijn, zoals Open Social natuurlijk). Maar dat betekent niet dat er effectief kennis wordt gedeeld. De technologie is er om de mens te ondersteunen in dat proces.
     
  3. Vergeet niet goed te testen. Als je een goed idee hebt, test het dan altijd. Dit proces wordt ook wel prototyping of piloting genoemd. Een idee is nooit direct perfect. Het moet bijgeschaafd worden om te voldoen in jouw situatie en vervolgens continu verder ontwikkeld worden. Accepteer een idee dus niet zo maar, maak het je eigen, en test eerst!

 

Hoe deel jij kennis binnen je organisatie? Stuur het ons op Twitter: @OpenSocialHQ .


Kennis delen in organisaties

Kennis is één van de meest belangrijkste elementen voor een organisatie. De wereld ontwikkelt zich continu en wordt continu sterker. Mede omdat kennis delen een stuk efficiënter is geworden door technologie. Het betekent dat het voor organisaties steeds belangrijker wordt om het delen van kennis professioneel op te pakken.

Organisatie moeten dus 'learning organizations' worden. Al eens van deze term gehoord? Peter Senge heeft hier in de jaren 90 veel over gepubliceerd. Hij omschrijft deze term als (EN):

 

Organizations where people continually expand their capacity to create the results they truly desire, where new and expansive patterns of thinking are nurtured, where collective aspiration is set free, and where people are continually learning to see the whole together.

Bekijk onderstaande Engelstalige video om meer te weten te komen over 'learning organizations'.
 

 

4 manieren om kennisdeling te stimuleren in organisaties

Organisaties moeten een manier vinden om continu kennis te kunnen delen en te willen leren van elkaar. Ze moeten in ieder geval de mogelijkheid bieden om dat te kunnen binnen de organisatie. Eén ding is namelijk zeker: de wereld verandert continu, en jij moet ook mee veranderen. Wij geven je daarom vier manieren waarop jouw organisatie een proces kan implementeren om het delen van kennis mogelijk te maken:

 

  1. Creëer plekken waar mensen met elkaar kunnen praten. Het klinkt logisch. Maar de invloed van een fysieke ruimte waar mensen met elkaar kunnen praten en brainstormen, moet niet over het hoofd worden gezien. Denk aan plekken als gezamenlijke koffieruimte, informele zitplekken en kleine tafels om te vergaderen. Dit zijn allemaal plekken om op een natuurlijk manier kennis met elkaar te delen.
     
  2. Stimuleer actief kennisdeling. Niet iedereen is van nature een goede gesprekspartner of durft zijn kennis of ideeën openlijk te delen met anderen. Door tijd vrij te maken om 'face-to-face' met elkaar te praten of door werkgerelateerde activiteiten te organiseren, stimuleer iedereen om sneller kennis te delen.
     
  3. Beloof het delen van kennis. Wanneer er voor het delen van kennis een kleine beloning tegenover staat, dan wordt dit veel sneller gedaan. Waardeer iemand met bijv. de titel 'Werknemer van de maand', of waardeer een uitzonderlijke prestatie van een team met een kleine prijs. Iedereen vindt het fijn om beloond te worden. En dat werkt alleen maar stimulerend.
     
  4. Zoek de juiste tool. Er is meer dan voldoende keuze in hulpmiddelen en software om kennisdeling mogelijk te maken binnen organisaties. En ze maken ons leven een stuk makkelijker. Hieronder lees je hier meer over.

Geschikte platformen voor kennisdeling

Heb je ook wel eens dat je continu jezelf dezelfde vraag stelt? Het antwoord of de oplossing is weggezakt in je geheugen, en je moet weer opnieuw opzoek. Of dat je steeds op zoek bent naar een bepaald document? Je weet dat je het ergens hebt in Google Drive of Dropbox, maar het is elke keer weer een hele zoektocht. Gelukkig zijn er tools die je leven een stuk makkelijker maken in dat opzicht!
 

 

Knowledge sharing platforms help with search
Zoeken en vinden is gemakkelijk met kennisdeling platforms

 

 

Uit een onderzoek gedaan door McKinsey blijkt dat werknemers ongeveer twee uur per dag op zoek zijn naar informatie die uiteindelijk vertaald kan worden naar kennis. Dat is ongeveer 10 uur per week! Vandaar dat veel organisaties platforms en tools implementeren om het proces voor het delen van informatie te bevorderen en daardoor de efficiëntie te verhogen.

Een platform is niet alleen handig bij het ondersteunen van het kennisdelingsproces. Het is ook nog eens jouw volledig opgebouwde organisatiegeheugen. Mensen komen en gaan binnen je organisatie. Het is dan van belang om alle opgedane kennis goed te bewaren.

 

Kies voor een platform

Er zijn veel tools en platforms. Allemaal vinden ze zichzelf beter dan de ander. Het is moeilijk om dan de beste te kiezen. Wij zochten daarom voor je uit welke functies belangrijk zijn voor een kennisdelingsplatform:

 

  • Goede mogelijkheden voor interactie: Kennisdeling is een tweerichtingsproces tussen meerdere personen, en het platform dat je kiest, moet dit mogelijk maken. Denk hierbij bijv. aan het sturen van privé berichten, en openlijke discussies en het reageren daarop.
  • Bestanden gemakkelijk vinden: Het opslaan van alle kennis en informatie en dit gemakkelijk terug vinden, is erg belangrijk in een kennisdelingsplatform. De zoekfunctie moet goed zijn. Dit kan bijv. door het toewijzen van labels.
  • Analysefunctie: Het is erg waardevol om o.a. bij te houden welke informatie veel wordt gedeeld, wie dit deelt, en welke content het meest wordt bekeken. Deze analysefunctie helpt organisaties om een juiste (kennisdelings)strategie te ontwikkelen.
  • Ook extern deelbaar: Waarom zou je kennis intern houden? Leer en ontwikkel je verder door kennis ook extern te delen met anderen in bijv. open groepen waar iedereen kan reageren op jouw idee.
     

Kies voor een community

Ooit gedacht om een community te gebruiken om kennis te delen binnen de organisatie? Het is geen nieuw idee. Het wordt al door tal van organisaties gedaan. Zij ontwikkelden intranetten en stimuleerden in dit privé netwerk om samen te werken.
 

 

A community for knowledge sharing
Kennisdeling dankzij een community

 

 

Open Social is een perfecte oplossing voor kennisdeling. Wij creëren online community-software die kan worden aangepast aan de behoeften van verschillende organisaties. Zo hebben non-profitorganisaties en innovatieve bedrijven met succes onze plug-en-play online community-software geïmplementeerd. Onze functies ondersteunen organisaties bij het delen van kennis door met elkaar te communiceren via opmerkingen en privéberichten, discussies en discussiegroepen en meer. Bekijk alle functionaliteiten van Open Social!

 

Kennisdelingplatform

 

Further Reading